Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

JanSeSoft, Sebastian Jansen, Brüsseler Straße 8, 52499 Baesweiler, Deutschland, E-Mail: kontakt@jansesoft.de

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb des SEPA Converter erforderlich ist:

• Benutzerkonto: E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Registrierungsdatum, Tarif und Testphasenstatus. Passwörter werden nicht im Klartext, sondern als gesicherte Hashwerte verarbeitet. Bei Anmeldung mit Google werden die zur Anmeldung erforderlichen Kontoinformationen übermittelt.
• Dateiinhalte: Namen, IBAN/BIC, Beträge, Verwendungszwecke, Adressen sowie bei Lastschriften Mandatsreferenzen, Mandatsdaten und Fälligkeitstermine. Diese Inhalte werden zunächst ausschließlich lokal im Browser verarbeitet; eine Speicherung erfolgt nur nach Ihrer Auswahl (siehe Abschnitt 4).
• Gespeicherte Einstellungen und Stammdaten: Voreinstellungen, Limits, Speicherentscheidungen und gegebenenfalls Auftraggeberkonten mit Name, IBAN, BIC, Adresse und Gläubiger-ID sowie freiwillig gepflegte Empfänger und Mandate.
• Nutzungs- und Protokolldaten: Protokoll gespeicherter Aktionen, technische Betriebs- und Fehlerprotokolle sowie ein Zähler für Exporte in der Testphase.
• Zahlungsabwicklung: Stripe verarbeitet die für Tarifbuchung und Rechnungsstellung erforderlichen Käufer-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Wir verarbeiten Kunden- und Abonnementkennungen, gebuchten Tarif, Abrechnungszeitraum und Zahlungsstatus; vollständige Kartendaten werden nicht in der Anwendung gespeichert.
• Kontaktanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zum Versand einer Eingangsbestätigung.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Benutzerkonto, Konvertierung, von Ihnen gewählte Speicherung, Tarifabrechnung und Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): IT-Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Fehleranalyse.
• Rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungsdaten.

4. Besonderheit: Verarbeitung im Browser

Das Einlesen von Excel-, OpenOffice-, CSV- und unterstützten E-Rechnungsdateien, die Spaltenzuordnung, fachlichen Prüfungen, XML-Erzeugung, technische Prüfung gegen das passende XSD-Schema und Berechnung des Integritätsprüfwerts (SHA-256) erfolgen lokal in Ihrem Browser. Die Ausgangsdatei wird dabei nicht als Datei auf unsere Server hochgeladen. Ein gespeichertes Auftraggeberkonto ist für die Konvertierung nicht erforderlich; benötigte Kontodaten können Sie auch nur für die aktuelle Konvertierung eingeben.

• „Nur herunterladen“: Die erzeugte XML-Datei beziehungsweise das ZIP wird lokal heruntergeladen. Dadurch werden weder Import, Buchungen, XML-Datei noch Empfänger auf dem Server gespeichert. In der Testphase wird lediglich der Exportzähler Ihres Profils erhöht; dazu werden keine Dateinamen oder Zahlungsinhalte übertragen. Die Anmeldung und technisch notwendige Betriebsprotokolle bleiben davon unberührt.
• „Speichern & herunterladen“: Die erzeugte XML-Datei wird mit Dateiname, Format, Erstellungszeitpunkt, Anzahl der Zahlungen, Gesamtsumme und Integritätsprüfwert in Ihrer Historie gespeichert. Auch ohne gespeicherten Import enthält die XML-Datei die Zahlungsdaten.
• „Import in der Historie speichern“: Nur bei aktivierter Auswahl werden zusätzlich der Import-Dateiname und die eingelesenen Buchungsdatensätze gespeichert. Die Originaldatei selbst wird nicht archiviert.
• „Empfänger lernen“: Nur bei aktivierter Auswahl werden beim Speichern einer Überweisung Empfängerinformationen und Nutzungswerte in Ihre Empfänger-Liste aufgenommen, unabhängig davon, ob Sie den Import speichern.

Beide freiwilligen Auswahlfelder sind ab Werk ausgeschaltet. Unter „Einstellungen → Datenschutz“ können Sie eigene Standardwerte festlegen und diese im Assistenten für jede Datei ändern. Manuell angelegte Auftraggeberkonten, Empfänger und Mandate werden bei deren Speicherung auf dem Server abgelegt. Die Erzeugung einer Lastschriftdatei aus der Mandatsverwaltung legt den Export in der Historie ab.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting, Datenhaltung und Anmeldung: Lovable Cloud und die dafür eingesetzten Infrastruktur- und Authentifizierungsdienste.
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd., Irland (bei Tarifbuchung).
• E-Mail-Versand: Versand transaktionaler E-Mails (Anmeldung, Passwort-Reset) über unsere E-Mail-Infrastruktur.
• Google-Anmeldung: Wenn Sie diese Anmeldeart wählen, erfolgt die Authentifizierung über Google. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google.

E-Mails umfassen außerdem Kontaktanfragen und deren Bestätigung. Rechnungs-E-Mails werden über Stripe versandt. Eine Weitergabe erfolgt nur im Rahmen dieser Zwecke oder bei gesetzlicher Verpflichtung. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO einzuhalten, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien.

Gespeicherte Anwendungsdaten sind Ihrem Benutzerkonto zugeordnet und durch kontobezogene Zugriffsrechte geschützt. Der Administrationsbereich zeigt berechtigten Administratoren Benutzer- und Tarifinformationen, Nutzungskennzahlen sowie Zeitpunkt und Art von Aktionen, nicht die Zahlungsinhalte Ihrer Buchungen oder XML-Dateien. Die Übertragung zur Anwendung erfolgt über HTTPS. Die automatische Abmeldung nach Inaktivität kann in den Einstellungen angepasst werden; die verbleibende Zeit wird angezeigt.

6. Speicherdauer

Lokal verarbeitete, nicht gespeicherte Dateiinhalte werden von der Anwendung nicht serverseitig archiviert; heruntergeladene Dateien verbleiben auf Ihrem Gerät. Gespeicherte Importe und damit verbundene Buchungen und Exporte können Sie in der Historie löschen. Die einstellbare automatische Löschfrist für alte Importe beträgt 30, 90, 180 oder 365 Tage; ohne Auswahl ist sie deaktiviert. Sie erfasst die mit diesen Importen verbundenen Daten, nicht automatisch eigenständige Exporte ohne Import oder separat gepflegte Stammdaten.

Benutzerkonto, Einstellungen und separat gespeicherte Stammdaten bleiben bis zur jeweiligen Löschung erhalten. Kontaktanfragen und technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Bearbeitung, Betriebssicherheit oder Rechtsansprüche erforderlich ist. Gesetzlich aufzubewahrende Rechnungs- und Vertragsdaten werden für die jeweils geltenden Fristen aufbewahrt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die Löschung gespeicherter Anwendungsdaten können Sie in der Historie und unter „Einstellungen → Datenschutz“ auslösen.

„Alle meine Daten löschen“ betrifft die gespeicherten Zahlungs- und Verwaltungsdaten der Anwendung, nicht die Kündigung eines Abonnements oder automatisch die Löschung Ihres Benutzerkontos und gesetzlich aufzubewahrender Rechnungsdaten. Ein Abonnement verwalten Sie gesondert unter „Einstellungen → Tarif & Abo“. Für weitere Lösch- oder Auskunftsersuchen, insbesondere zur Löschung des Benutzerkontos, wenden Sie sich an kontakt@jansesoft.de. Sie können sich insbesondere an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wenden.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Speicherung (Anmeldesitzung, Darstellungseinstellungen wie der Dunkelmodus). Diese Speicherung dient dem Betrieb der Anwendung und wird nicht für Werbeprofile genutzt. Für nicht notwendige Analyse- oder Werbespeicherung wäre gegebenenfalls eine gesonderte Einwilligung erforderlich.